c1. Facturación electrónica desde POS

Configurar factura de venta en POS Cajero es un paso clave para que las facturas se generen correctamente en tu punto de venta, ya que te permite definir aspectos como el formato, la numeración, los impuestos y la información que se mostrará en cada documento. Al realizar esta configuración, aseguras que la facturación sea precisa, fluida y alineada con tus necesidades operativas.

Para configurar la factura de venta en POS, sigue estos pasos:

1. Dirígete por la ruta Administración punto de venta – Parametrización – Parametrización cajas – Documentos.

2. El sistema muestra una ventana con dos opciones:

Seleccionas Parámetros.

3. Visualizarás un listado de los documentos que podrás configurar, donde seleccionas F Facturas. 

4. Completas la siguiente información:

• Tipo: es la letra que identifica al documento.
• Comprobante: número de documento a parametrizar.
• Tipo documento: lo crea el sistema por defecto una vez elijas el comprobante a parametrizar.
• Descripción: digita un nombre que identifique el documento. Podrás ingresar hasta 30 caracteres.
• Numeración Inicial: consecutivo con el cual va a comenzar el programa la facturación.
• Prefactura: debes colocar el mismo de la numeración inicial. Corresponde a la prefactura, es una opción del sistema que sirve para casos eventuales como fallas de energía, en la cual el programa guarda la última factura que se esté elaborando y que no quedó contabilizada en el sistema.
• Tipos de actualización: en esta sección podrás elegir una entre tres opciones:
  • Línea: el sistema actualizará automáticamente y en línea todas las facturas elaboradas por el punto de venta en la contabilidad, por ende, pide el tipo de factura de Siigo donde va a actualizar.
  • Batch: al seleccionar esta opción, no contabiliza en línea la factura elaborada por el punto de venta, solo lo hace al final del día cuando se ejecute una opción de envío de movimiento.
  • Rápida: El sistema no contabiliza en línea la factura elaborada por el punto de venta, sin embargo, descarga en Siigo las unidades facturadas, las demás contabilizaciones las realiza cuando se ejecute una opción de envío de movimiento.

• Título: aquí ingresas el título que saldrá en la impresión del documento.
• Con IMPT: esta opción se selecciona si los productos facturados tienen el Impuesto al Valor Agregado (IVA). En caso contrario no. En caso de seleccionarla, pregunta descripción y cuenta contable donde se causará el IVA.

• IMPTO Incluido: esta casilla se utiliza en caso que los productos tengan en el precio de venta el IVA incluido.
• Descuentos: seleccionas esta opción en el caso que se manejen descuentos al elaborar la factura de venta. El sistema te permite crear hasta tres descuentos para lo cual pide descripción y cuenta contable donde quedará contabilizado.

• Descuento por producto: eliges esta casilla si manejas un descuento por cada uno de los productos. Caso contrario que se maneje un descuento general para la factura no se debe utilizar.
• Cargos: seleccionas esta casilla en el caso que se manejen cargos al elaborar la factura de venta. El sistema te permite crear hasta dos cargos para lo cual pide descripción y cuenta contable donde quedará contabilizado.

• Cargos por productos: esta opción la eliges si se maneja un cargo por cada uno de los productos. Caso contrario que se maneje un cargo general para la factura no se debe utilizar esta opción.
• Cantidad: seleccionas la casilla cuando quieras que el sistema pida la cantidad de productos cuando se facture.
• Contabiliza cargos y descuentos por producto: escoges esta opción si se quiere realizar descuentos o cargos, que no queden contabilizados en las cuentas parametrizadas previamente. El programa lo tomará como un menor valor de la venta. Caso contrario que se quieran contabilizar los descuentos y los cargos, se debe seleccionar esta casilla (para que el sistema habilite esta casilla debes haber seleccionado anteriormente la casilla de descuentos por producto).
• Valor unitario: esta opción te permite solicitar el campo de valor unitario cuando se esté facturando.
• Documento electrónico: este campo se selecciona cuando vas a utilizar este tipo de documento para realizar las facturas electrónicas desde el POS. Esto te permite seleccionar si es la factura de venta electrónica o la factura de contingencia.

Al seleccionar que es la factura electrónica de venta te habilita el formato de impresión y su respectiva configuración, que se va a utilizar para imprimir la factura. 

Importante: si no seleccionas la opción, el sistema te muestra un mensaje aclaratorio, indicando que el documento será utilizado como un documento de ingreso. 

• Redondea cifras: lo seleccionas en caso que no se manejen decimales en los valores de los precios de venta. 
• Clientes: al seleccionar, el sistema pedirá el Número de Identificación Tributaria (NIT) o cédula de ciudadanía de la persona con la cual se esté realizando la transacción cada vez que se realice una factura. Al no utilizarla pide un NIT o cédula genérico al cual le contabilizará todo el movimiento que se genere en la facturación.
• Vendedores: seleccionas para que el sistema pida el código del vendedor al realizar la factura. 
• Número de ítems: la cantidad de registros que se pueden hacer por factura, Siigo maneja un máximo de 250.
• Producto, Referencia, Código de Barras: en esta opción le indicas al programa cómo quieres llamar en primera instancia el producto que se vaya a facturar.
• Mensaje: saldrá impreso en el documento.

• Leyenda: campo en el cual puedes escribir una leyenda, que saldrá impresa en la factura.

• Imprime valor del IVA: si seleccionas esta opción el programa imprime el valor del IVA generado en la venta.
• Cuenta retención descuento tres: seleccionas esta casilla en caso de que el descuento tres que hayas parametrizado corresponda a retención en la fuente.

Importante: el sistema permite parametrizar cualquier porcentaje de retención, sin ninguna restricción.

• Imprime valor sin IVA: si lo seleccionas, saldrá impreso el valor bruto.

• Imprime valor del IVA: escoge 1 y el programa imprime en la factura la base gravable sobre la cual el programa calcula el IVA. Al escoger 2 imprime el valor del IVA gravable.
• Número de vencimientos: coloca el número máximo de vencimientos que puede manejar la factura.
• Régimen Común: esta casilla la usas si la empresa es régimen común y se quiere que en la factura nos salga el enunciado SOMOS RÉGIMEN COMÚN.
• Usa generador: al seleccionar esta opción, permite manejar el generador de documentos para crear un formato de impresión diferente.
• Máximo de productos deseados: digita el número máximo de productos que puede manejar la factura. 
• Impuestos saludables: si en el registro de control seleccionaste el manejo de impuestos saludables, te abrirá una ventana para colocar las cuentas contables donde se van a registrar estos impuestos.

• Prefactura: se usa para el caso de los restaurantes en donde podrás imprimir una pre-cuenta que se le lleva al cliente a la mesa.

• Imprime prefactura: lo seleccionas para que el sistema imprima la prefactura.

• Cuentas ICA anticipo: digitas la cuenta del anticipo del Impuesto de Industria y Comercio (ICA) que se debe tener creada en el programa, y la solicitará, siempre y cuando se haya parametrizado primero en el registro de control en Siigo Pyme.
• Retenido: digitas la cuenta del ICA retenido que debes tener creada.
• Cuenta de Rete IVA: digitas la cuenta de retención de IVA retenido.
• Número Autorización DIAN: puedes asociar tu resolución de facturación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), seleccionando el campo y coloca el número de autorización (número de resolución), prefijo, número inicial y final de la resolución, la fecha de autorización y si aplica vigencia puedes colocar el tiempo en meses o años.
• Comentario: seleccionas esta casilla para agregar comentarios que se visualizarán en la impresión de la factura y podrás indicarlo al momento de elaborar el documento.
• Imprime productos en ceros: lo utilizas para controlar productos tales como empaques y que ese empaque aparezca en la factura, pero sin generar ningún costo.
• Maneja listas de precio del tercero: al momento de crear los terceros te pide una lista de precios que le vayas a asignar a ese tercero, esta opción se selecciona si deseas que el sistema al momento de facturarle a un cliente específico muestre el precio que se le da en la lista de precios asignada.
• Imprime nombre de empresa en 2 líneas: lo seleccionas si deseas que el nombre de la empresa salga en dos renglones.
• Mantenimiento de recetas: esta opción se habilita si en el registro de control seleccionaste la opción de restaurante, se usa para hacer modificaciones a las comandas realizadas después de haber hecho la venta.
• Utiliza cantidades de producto con cinco decimales: al seleccionar esta opción el sistema permite manejar el producto con cinco decimales en la cantidad, caso contrario lo maneja con dos.

• Utiliza precio unitario con cinco decimales: al dar clic en esta opción el sistema te permite manejar el precio unitario con cinco decimales en la cantidad, caso contrario lo maneja con dos.
• Muestra prefactura en todas las cajas: seleccionas esta opción si requieres que se visualicen las prefacturas en todas las cajas que manejes en tu empresa.
• Utiliza supervisor de cajas: se usa si tienes un usuario dentro del cajero con restricciones. 
• Cambia nombre del tercero: esta opción se habilita para que al momento de facturar le puedas cambiar el nombre de un cliente conservando el mismo NIT.

Importante: si es necesaria la modificación de algún parámetro de la factura en cajero se puede guardar dando clic en el ícono de Guardar , sin tener que repasar todo el documento. Es necesario tener en cuenta lo siguiente:

• Se mostrará el botón guardar únicamente cuando ya se haya parametrizado en su totalidad el documento la primera vez.
• Se activará después de la descripción de la factura.
• No se mostrará si es un documento nuevo y no se ha repasado en su totalidad la primera vez.

Con este proceso, podrás configurar la factura de venta POS Cajero.

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