Esta guía te ayudará a configurar el documento de factura de venta en tu sistema contable para que puedas registrar correctamente las ventas de tu negocio. Parametrizar este documento es importante porque permite que cada factura refleje de forma adecuada los ingresos, los impuestos y los movimientos de inventario.
Con esta configuración, podrás facturar de forma ordenada, evitar errores y tener claridad sobre la información que se imprime y se contabiliza. Esta guía es ideal para realizar el proceso cuando estás iniciando la facturación o cuando necesitas ajustar la forma en que emites tus facturas en Siigo Pyme.
Para realizar la parametrización de este tipo de documento, sigue estos pasos:
1. Dirígete por la ruta Contabilidad – Parámetros de documentos – Definición de documentos.
2. Visualizarás una ventana con todos los documentos que maneja el programa, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo y su correspondiente nombre:
- Haz clic en la opción F Facturas.
3. El sistema te muestra la la siguiente pantalla:
- Haz clic en el ícono Buscar
donde enlistas los documentos F registrados en tu programa. - Si no tienes creado ningún documento, indica el número de comprobante a crear y haz clic en la tecla Enter.
4. En esta pantalla, es necesario completar la siguiente información:
- Copiar documento
: podrás realizar la copia de los parámetros creados en un documento y agregarlos a uno nuevo mediante este botón. - Tipo: corresponde a la letra con la que se define el comprobante que se está parametrizando.
- Comprobante: podrás definir hasta 999 tipos de documentos, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
- Descripción: defines un nombre corto para la identificación del documento.
- Autorización numeración de facturación DIAN: corresponde al número de autorización para la facturación expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), estos datos se visualizarán en la impresión de la factura de venta por ser un requisito legal. Allí el sistema te solicita datos como numeración autorizada, prefijo, número inicial y final, si aplica vigencia para colocar el tiempo y fecha final de autorización.
- Documento inactivo: esta opción te permite inhabilitar el documento para no ser utilizado al elaborar las facturas.
- Desea modificar descripciones de las secuencias: podrás modificar el nombre o las observaciones en cada registro.
- Este documento puede ser usado como documento Ingresos para Terceros: cuando solo vas a facturar este tipo de ingreso.
- Nro. automática: lo seleccionas cuando requieres que, al momento de elaborar, el programa asigne el número con el cual se contabilizará el comprobante en Siigo.
- Número de ítems: digita el número de secuencias que vas a incluir al momento de elaborar un comprobante, se permite máximo incluir 250 ítems.
- Tipo de impresión: te permite seleccionar cómo se requiere la impresión del documento:
- Formato para la impresión: este campo solo se habilita si en la anterior casilla fue seleccionado el formato moderno y te permite asociar en cuál de ellos se imprimirá.
Importante: en el botón de configuración, es posible cambiar el orden, eliminar o incluir los campos que se desean visualizar en el detalle en la impresión.
- Título: digitas el nombre del documento, el cual se visualizará al momento de imprimir.
- Actualiza inventario: seleccionas la casilla si la factura de venta es el único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue el inventario).
- El tercer descuento es de retención en la fuente: asignas S si deseas hacer la contabilización de la retención en la fuente. Solo muestra esta opción si no estás manejando múltiples retenciones.
- Tipo de cruce: seleccionas el tipo de documento que vas a cruzar con la factura de venta; podrás cruzar con Remisión, Pedido, Cotización o Ninguno. Podrás utilizar la opción Obliga cruce para que al elaborar el documento sea obligatorio el cruce.
Importante: el cruce te permite traer la información que se ha capturado anteriormente. Estos son los cruces que pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía:
- Permite utilizar NIT con diferente sucursal: esta opción se habilita solo si se definió algún cruce y te permite elaborar notas de remisión de varias sucursales y luego cruzarlas con la factura de venta en una sola sucursal.
- Mantiene descripción del documento cruzado: cuando lo seleccionas, trae las descripciones que se utilizaron en el documento con el que se cruza.
- La factura será cruzada por la remisión: al seleccionar este campo es posible primero elaborar la factura de venta y luego cruzar con la nota de remisión.
- Consolida productos de remisión/pedido en la impresión: esta opción se habilita solo si se seleccionó cruce con Remisión o Pedido, al marcar esta casilla el sistema, al imprimir la factura de venta, te mostrará la suma de las unidades de un mismo producto que se repitan en varias remisiones o pedidos que crucen.
- Cuentas retención IVA: aplica para la contabilización del IVA a régimen simplificado.
- Cuenta tarifa diferencial reteiva: indicas la cuenta contable donde se contabilizará este impuesto en caso de que aplique para tu empresa.
- Cargos y descuentos: en cada columna puedes incluir hasta tres conceptos, la cuenta contable para el impuesto a las ventas (IVA) es necesario que se encuentre en el tercer cargo.
- Para los usuarios profesionales de la salud, que deben cumplir con los requerimientos de facturación electrónica, se habilita la opción para chequear si es Copago/Anticipo para la EPS, digitando en el campo de descuento el nombre del concepto y la cuenta contable.
Importante:
- Se activará el cuadro de Copago/Anticipo solo después de agregar la cuenta contable.
- Aplica para los profesionales de la salud que reciben este Copago/Anticipo, por parte del afiliado a la EPS y emiten posteriormente su factura de venta a la entidad prestadora de salud.
Impuestos saludables: si en el registro de control marcaste el manejo de impuestos saludables, te abrirá una ventana para colocar las cuentas contables donde se van a registrar estos impuestos.
- Cuentas Autorretención: el sistema muestra la ventana para incluir las cuentas débito y crédito para la contabilización de la autorretención en renta y de la autorrenta; y también para la autorretención del régimen simple, esta ventana únicamente se genera si en los parámetros del registro de control se marcó el uso de estas autorretenciones.
- Manejo variables del sector salud: si vas a manejar la facturación electrónica para el sector salud, puedes marcar la opción y te habilita una nueva ventana para ingresar las cuentas correspondientes.
- Datos para la emisión de la factura: para la impresión de la factura, el sistema toma los datos de tu empresa digitados en el registro de control, la siguiente casilla únicamente se diligencia cuando los datos de ubicación de la empresa sean diferentes, así como el tipo de contribuyente registrado.
- Recalcula IVA en el total: marcas esta opción para que el sistema calcule el total del impuesto IVA al final de la factura.
Importante: el sistema te muestra un mensaje informativo, aclarando que si se manejan IVA diferencial o AIU, no se puede realizar el recálculo del IVA en el total de la factura. Se marca si en el proceso de facturación requieres asignar manualmente el valor del IVA.
- Maneja decimales: al seleccionar estas opciones el sistema imprime en cantidades y/o valores dos decimales, de lo contrario imprimirá cinco decimales.
- Mensaje fijo: es posible digitar un mensaje y siempre se visualizará al momento de la impresión.
Listo, ya tienes todo lo necesario para configurar el documento de factura de venta en tu Siigo Pyme.