La configuración de la liquidación de la nómina consiste en definir los parámetros para la liquidación de conceptos como subsidio de transporte, retención en la fuente, seguridad social, entre otros. Para configurar la liquidación de la nómina realizamos los siguiente:
Vas por la ruta: Nómina y RRHH electrónica – Liquidación de Nómina – Liquidación Automática de Nómina.
Al ingresar, escoges opción configuración de la liquidación.
Ingresamos y muestra la siguiente pantalla donde diligenciamos los siguientes datos:
Tipos de liquidación:
Le indicas el tipo de liquidación que se desea configurar. Semanal, Decanal, Catorcenal, Quincenal o Mensual. Después de seleccionado muestra la siguiente pantalla aclaratoria para el pago por horas.
Pago por Horas/ Días Compensados:
La información suministrada en estos campos solo es utilizada cuando la liquidación de la nómina se realiza por horas, caso contrario no se debe digitar.
- Pago por Horas: se selecciona este parámetro cuando las nóminas que se manejan se hacen por horas trabajadas.
- H/D: Digitar el número de horas por día que se laboran (Ingresas las horas de acuerdo a las que seleccionaste en la configuración de la jornada laboral)
- Separar sueldo (Días Compensados):Esta opción aplica cuando se desea que en la liquidación y pago de la nómina se vean reflejados independiente los días cancelados por sueldo y los días cancelados como compensados.
- Días Salario: En este campo se relacionan los días que el empleado gana como Salario.
- Días Compensados: Se digita el número de días que corresponden como días compensados. Es de aclarar que la sumatoria de los días de salario y los días compensados debe dar el número total de días de acuerdo al tipo de liquidación. Ejemplo: Si es mensual la sumatoria entre los dos debe dar 30 días, si es quincenal 15.
- Concepto Compensados: Seleccionar el concepto de nómina creado para los días compensados.
Generales:
- Procesar Empleados Retirados: se debe seleccionar este campo en el caso que se quiera tener en cuenta los empleados retirados en el proceso de liquidación.
- Subsidio de Transporte: indicar si se pagará este concepto en la liquidación del tipo de nómina, y en caso de hacerlo, en qué periodo o periodos se pagará(n) el subsidio de transporte, dependiendo de la forma de pago seleccionada anteriormente.
Vacaciones:
- Manejo de las vacaciones compensadas: se debe tener creado un concepto de vacaciones disfrutadas y un segundo como salarios compensados que corresponde a los días de festivos que disfruta a la cuenta de salario. El concepto de Vacaciones se captura, de igual forma se debe repasar la configuración de liquidación asignando la marcación de Separar Vacaciones (Salarios Compensados) asignando el concepto de nómina al cual debe ser generado.
Retención en la fuente:
Indicar si en el periodo de liquidación se realizará cálculo de la novedad de retención en la fuente. Para esta novedad solicita la siguiente información:
- Calcular retención en la fuente: marcar, en el caso que se requiere calcular en la liquidación de la nómina la retención en la fuente.
- Pagar en el Periodo: Número del periodo en el que se descontará retención en la fuente. Se debe digitar el número de acuerdo al periodo de liquidación. Para nómina mensual 1, para quincenal 2, para semanal 4.
- Proyectar Pagos parciales: Se realiza esta marcación si se necesita hacer pagos anticipados de retención en la fuente cuando se tienen periodos diferentes al mensual. Para tal efecto el sistema calculará el descuento anticipado en el primer periodo del mes, y realizará un ajuste, el cual puede ser un deducido o un devengo, en los demás periodos.
- Por Valor o Porcentaje: En esta opción se determina el cálculo de la retención en la fuente, aplicando el porcentaje o el valor establecido en la tabla de retención, únicamente para procedimiento uno de Retención.
Fondos:
En esta opción se seleccionan el (los) periodos de liquidación en los cuales se descontarán los siguientes conceptos:
- Fondo de Pensión: se selecciona el campo si se desea liquidar en el periodo de nómina el descuento de pensión y adicionalmente el periodo(s) en el cual se desea descontar el aporte.
- Aporte Voluntario AFP: seleccionamos el campo si se desea que en el periodo de nómina se descuente el Aporte Voluntario de Pensión y adicionalmente el periodo en el cual se desea descontar el aporte.
- Fondo de Solidaridad Pensional: este campo se selecciona si se liquida en el periodo de nómina el descuento de Seguridad pensional y adicionalmente el periodo en el cual se desea descontar el aporte.
- Aporte Fondo Salud: lo seleccionamos si se va a liquidar en el periodo de nómina el descuento de Salud y adicionalmente el periodo en el cual se desea descontar el aporte.
- Aporte Fondo de la Construcción: este se selecciona si se descuenta en el periodo de nómina el Fondo de la Construcción y adicionalmente el periodo en el cual se desea descontar el aporte.
- Unidad Pago por capitación (UPC): en caso que se reconozca por cada uno de los afiliados al sistema general de seguridad social en salud (SGSSS) para cubrir las prestaciones del Plan Obligatorio de Salud (POS), en los regímenes contributivo y subsidiado.
Recursos Humanos:
En estos campos se parametriza las novedades propias del módulo de recursos humanos, y de acuerdo a su selección se tendrá en cuenta en la liquidación del periodo de nómina.
- Cargar novedades de Recursos Humanos: En el proceso de liquidación de nómina trae novedades incluidas por la ruta Nómina – Manejo de novedades – Cargue automático de novedades.
- Generales o acumulados: Igualmente al realizar la liquidación de nómina trae novedades que fueron incluidas por la ruta Nómina – Manejo de novedades- Captura de novedades – Captura novedades generales.
- Anticipo prima, Liquidación Inc. Aprendiz Sena, Anticipo cesantías, Vacaciones, Incapacidades, Licencias, Prestamos, Embargos, Ahorros: Traerá estas novedades capturadas por sus respectivas opciones en Manejo de Novedades.
- Auditar la nómina: El auditor de nómina es una funcionalidad que permite detectar posibles equivocaciones y errores en los registros de las novedades, como la doble digitación de los mismos. Al seleccionar esta opción en el momento de realizar la liquidación de la nómina mostrará una pantalla adicional donde muestra las inconsistencias encontradas.
Una vez definidos estos campos, se graba la información seleccionando el icono 
Importante:
- En Nómina con Recursos Humanos, existen parametrizaciones Generales e individuales, la mayoría de las generales están en la configuración de la Nómina y las individuales en la hoja de vida o el catálogo de empleados, el sistema dentro de su proceso automático, primero evalúa las generales y luego las particulares.
- La pregunta de recursos Humanos limita todas las novedades que poseen un registro histórico en RRHH, de tal forma que así este activa la opción de Vacaciones, si la opción de Novedades de Recursos Humanos dice que no, estas no se liquidaran.