A través de esta guía aprenderás a realizar el proceso de cierre definitivo, el cual te permite cancelar el saldo de las cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio contable, de igual forma cancela el saldo de las cuentas que están marcadas como si terceros y que la empresa requiera trasladar el saldo de la cuenta a un solo tercero. Este cierre se realiza solo una vez.
Aspectos a tener en cuenta
1. Realizar copia de seguridad de la empresa en la que se va a ejecutar el proceso.
2. Ingresa al programa con clave de administrador con el mes 13 o mes de cierre y el día 31 del año en el cual se ejecutará el cierre.
3. En caso que algún usuario vaya a ingresar al programa y se está ejecutando el proceso de cierre definitivo el programa presentara el siguiente mensaje:
4. Al momento de ejecutar el proceso de cierre, ninguna otra clave de usuario o de administrador puede estar trabajando en Siigo, en caso de hacerlo el sistema te presenta el siguiente mensaje:
Y al confirmar se genera un listado de todas las claves de usuario y/o administrador que están en el sistema para poder solicitar salir del programa:
5. Se debe tener definido un documento Tipo L para realizar la contabilización del cierre de las cuentas de resultado y de terceros.
6. Revisar que el plan de cuentas tenga las marcaciones de la clase de cuenta correspondiente, es decir, activo, pasivo, patrimonio, ingreso, egreso, orden y orden por contra; esto con el fin que el momento de cerrar cuentas de resultados sean únicamente ellas las que el sistema cancela. En caso que la cuenta contable no tenga la marcación correcta se debe corregir para así poder continuar con el proceso de cierre definitivo.
7. Para controlar que los cierres definitivos de un año futuro, solo se puedan realizar en el mes de diciembre, el sistema te mostrará un mensaje de advertencia, si la fecha del año actual es antes del 30 noviembre del año en curso.
Este mensaje no se mostrará, si estás corriendo el proceso en años anteriores a la fecha del año en curso.
Importante: el cierre definitivo es necesario realizarlo después de haber ingresado al programa todas la causaciones y ajustes correspondientes del período (año) contable que se quiere cerrar.
Realiza el cierre definitivo
Para efectuar el proceso de cierre definitivo es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Ingresa a Cierres anuales – Cierre Definitivo
2. El sistema te habilita la siguiente ventana:
En la cual es necesario que confirmes cual cierre vas a realizar.
A continuación, está el detalle de cada una de ellas:
a. Cerrar cuentas de resultados
Al ingresar allí se habilita la siguiente ventana donde es necesario diligenciar los siguientes campos:
- Maneja centros de costos en la cuenta utilidad: esta opción se selecciona siempre y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, esta marcación te permite al sistema asignar la utilidad y/o pérdida del ejercicio contable para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.
- NIT de la empresa: por ser un proceso interno de la empresa el Nit a digitar es el de la compañía.
- Centro de costo: este campo es de carácter informativo y se recomienda digitar el centro de costos principal, este será asignado en el encabezado del documento.
- Subcentro de costo: este campo se habilitará únicamente si el centro de costos asignado está marcado que maneja sub centro.
- Comprobante: es necesario digitar o realizar la búsqueda del comprobante Tipo L que se encuentra previamente parametrizado para realizar la contabilización del proceso de cierre.
- Cuenta de utilidad: en este campo digita o realiza la búsqueda de la cuenta contable de Utilidad o Pérdida del ejercicio contable únicamente si el usuario ya conoce el resultado del mismo.
Importante: en caso de no conocer el resultado del ejercicio se recomienda digitar la cuenta contable 5905050000 para que el programa contabilice el resultado en ella. Posteriormente es necesario consultar el movimiento de esta cuenta y si el saldo de la cuenta es crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado después de terminar el cierre definitivo en el mes 13 es necesario ejecutar la reclasificación del saldo de esa cuenta a través de un comprobante Tipo L de ajuste y luego realizar un cierre parcial para actualizar los saldos de las cuentas al siguiente año.
Luego será necesario realizar la contabilización del cierre de las cuentas de resultado lo cual se realiza con la tecla de función F1 o el ícono; con ello el sistema mostrara el avance de la validación que realiza el programa y realiza la contabilización de los comprobantes; una vez finalizado este proceso; se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario confirmar si se continuara con el proceso de cierre parcial o si por el contrario se realizara el cierre de las cuentas de terceros.
b. Cerrar cuentas de terceros
Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:
En ella el sistema permite asignar las cuentas contables de las cuales se desea trasladar el saldo de la cuenta por cada uno de los terceros a un solo Nit o tercero, esto quiere decir que al siguiente año el saldo de la cuenta no cambia, solo que el saldo de la cuenta estará acumulado a un solo tercero.
En este caso los saldos de las cuentas a nivel de terceros que se cierran son los de las cuentas de impuestos, se recomienda que el Nit de cierre sea el Nit de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Al momento de terminar de ingresar todas las cuentas con los datos correspondientes es necesario contabilizar el proceso, lo cual se realiza con la tecla de función F1, una vez realizado esto el sistema comienza a ejecutar el proceso de cierre mostrando el avance y contabilización del mismo.
Luego de la contabilización del cierre definitivo el sistema continua con un cierre parcial para trasladar los saldos de las cuentas al siguiente año:
Es necesario continuar y para ello se visualiza el siguiente mensaje informativo:
Luego el sistema muestra el avance del proceso.
Al finalizar el sistema mostrará el mensaje confirmando la culminación del proceso.
Importante
Ten en cuenta que después que se ha realizado el cierre definitivo, si hay algún cambio en la información contable de ese año, el sistema:
- Se activará solo al ingreso de usuarios Administradores.
- Mostrará al ingresar al programa, un mensaje informativo indicando que se modifico información en el año anterior. Esto lo muestra cuando ingreses al año siguiente al del cierre definitivo.
- El mensaje no se mostrará si no se ha realizado el cierre definitivo o si se realizaron cambios a los catálogos, (cuentas, productos, activos, terceros).
- Te mostrará el año en el cual se realizó la modificación y sobre cual documento.
Una vez ejecutado el proceso de cierre definitivo, y si requieres realizar ajustes en el año cerrado, es necesario primero reversar el proceso de cierre.
En el cierre de cuentas de terceros, hay cuentas que son de Retenciones a favor Cta. (135515-135517 NIT Dian) pero la 135518 corresponde a Impuesto de ICA NIT SHD) si todo se lleva al NIT de la DIAN, se puede hacer otro comprobante para cerrar terceros de este NIT SHD?)
17 junio, 2024 at 5:13 pmLo mismo pasaría con las Retenciones por Pagar con NIT DIAN pero Retenciones de ICA ???
Hola Elías, puedes configurar a que Nit van a ir esas cuentas, cuando ingresas a la opción de cerrar cuentas de terceros, puedes seleccionar la cuenta y cambiar el Nit, en el caso del Ica al del Municipio correspondientes.
17 junio, 2024 at 6:21 pmDebo descargar pagos del año anterior que fueron registrados como saldos iniciales a 31 de diciembre del 2023, ¿como hago para jalarlos al comprobante de pago si no me aparecen el documento cruce?
26 marzo, 2024 at 8:25 amHola Manuel, verifica en que cuenta quedaron registrados, porque al hacer el comprobante de pago, debe traer la información para cruzar. Verifica que esa cuenta tenia marca de terceros y de cuentas por pagar o cobrar. Si se ingreso correctamente puedes realizar un cierre parcial en 2023 para que pase el saldo y ya puedas verlo para hacer el documento de pago.
26 marzo, 2024 at 11:26 amBuenas noches;
Cada que voy a correr el cierre con mi usuario siempre me sale el error de que hay usuarios conectados y al verificar el listado es mi usuario el que se encuentra conectado, que debo hacer al respecto?
14 marzo, 2024 at 9:15 pmHola Mayra, esto se presenta cuando hay alguna ventana ya sea del programa o del Excel de algún informe, también en algunas ocasiones se queda algunos archivos de inicio que el sistema detecta como usuarios, confirma que las carpetas de Siigo tienen permisos de control total y tu usuario del equipo es de administrador.
15 marzo, 2024 at 8:30 amBuenas tardes.
25 mayo, 2023 at 2:43 pmEn enero 2023 realicé el cierre de cuentas de resultado y quedó todo ok. Siendo hoy 25 de mayo puedo realizar con normalidad el cierre de terceros que por error se omitió realizarlo con el cierre de cuentas de resultado?
Desde ya quedo muy agradecida con su respuesta
Hola Mónica, puedes realizar el cierre de terceros sin problema, ya que esto no movería cuentas de resultado, entonces no te afectaría el cierre de cuentas previamente realizado.
26 mayo, 2023 at 10:06 amHola buenas noches, como puedo verificar las cuentas que estan marcadas para cierre?
22 septiembre, 2022 at 10:09 pmHola Alexandra, para el cierre el sistema tiene en cuenta todas las cuentas que en su creación están marcadas como de ingresos, gastos y costos. Pudes por las interfaces desde Excel, descargar el catálogo de cuentas contables y allí revisar que estén marcadas correctamente.
23 septiembre, 2022 at 10:53 amse debe explicar cuando salen: que hay inconsistencia entre las cuanta del año a cerrar con el nuevo año
28 abril, 2022 at 2:25 pmHola Alvaro, en el mensaje del cierre te indica que cuenta tiene diferencia con respecto al nuevo año, esas diferencias tienen que ver con la marcación de la cuenta, si en un año tuvo centro de costos o terceros o detalles y en el otro no, y si marcas que año de cambiar para que quede igual al que debe estar. Estamos mejorando nuestros contenidos continuamente.
28 abril, 2022 at 5:29 pmDespués de efectuar el proceso de cierre definitivo, el sistema no permite reportar los certificados de rete fuente, que se debe hacer?
20 abril, 2022 at 8:48 amHola Martha, cuando realizas cierre definitivo cierras las cuentas a nivel de terceros de las cuentas contra el Nit de la Dian y el sistema te pasa el valor pendiente al otro año con ese nit, pero no cierra los terceros, entonces sigue generando los informes. Verifica que no hayas cerrado cada tercero o si realizas el pago con el Nit del tercero el valor queda en cero, y así no genera el certificado.
21 abril, 2022 at 8:10 amBuena dinamica
7 abril, 2022 at 4:56 pmHola William, gracias por consultar nuestros contenidos. Buen día
8 abril, 2022 at 8:26 amBuenos días, una favor no he hecho ningún cierre definitivos desde el año 2016, los puedo hacer año a año? lo puedo hacer ahora?
24 marzo, 2022 at 11:11 amHola Cenelia, efectivamente puedes hacer los cierres, empezando en el año 2016, y así año a año, hasta llegar al presente. Solo verifica después de cada cierre que haya quedado correcto, con todas las cuentas de resultado cerradas.
24 marzo, 2022 at 12:45 pmbuena noche estoy realizando el proceso de cierre y me genera un error que dice inconsistencia no existe bodega que puedo hacer al respecto?
9 marzo, 2022 at 8:03 pmHola Aleida, verifica que documentos tienen ese mensaje y si son muchos, pueden haberse generado porque se cambio algo en la parametrización como uso de ubicaciones en las bodegas. Si son pocos debes revisar los documentos y asignar la bodega que les falta. Recuerda antes de dar continuar al proceso debes tener copia de seguridad.
10 marzo, 2022 at 8:43 amal hacer un cierre definitivo me presenta inconsistencias en el maestro VS centros de costos, como lo soluciono
8 febrero, 2022 at 4:39 pmHola Jeaneth, verifica si tienes cuentas marcadas como si centro de costos en el año 2021 y como estan en el año 2022. puede ser que se creo después de un cierre parcial y si existe la diferencia debes organizarlas. Si tiene diferencias en valores, realiza una copia de seguridad y estando todos los otros usuarios fuera del sistema, corres un proceso de recupera .
8 febrero, 2022 at 5:53 pmANGELA:
BUENAS TARDES, PARA HACER CIERRE DE TERCEROS ANUAL DEBO COLOCAR CUENTA X CUENTA O SOLAMENTE EL NT DE LA EMPRESA, HAGO DEL PROCESO Y QUEDA CERRADO.GRACIAS.
6 diciembre, 2021 at 2:15 pmHola Angela, el proceso de cierre de año, cierra todas las cuentas de resultado y solo colocas el nit de la empresa en los datos del proceso, pero para cierre de cuentas de terceros como las de impuestos, si debes colocar la cuenta contable contra el nit ya sea de la Dian o del Municipio.
6 diciembre, 2021 at 3:04 pmBUENAS TARDES COMO PUEDO HACER PARA HABILITAR EL AÑO 2019 Y MI CREACION DE LA EMPRESA FUE EN EL AÑO 2020 ? PORFAVOR AYUDA
9 noviembre, 2021 at 12:54 pmHola Maribel, el sistema cuando creas la empresa genera los archivos correspondientes, pero para agregar nuevo por favor comunicate al call center para que te colaboren, porque puedes cambiar fecha de apertura, en el registro de control pero si no tienes archivos de 2019 no te va a dejar ingresar o te generará errores. Bogotá: 60(1) 5802606, Barranquilla: 60(5) 3225103, Bucaramanga: 60(7) 6855056, Cali: 60(2) 3989476, Ibagué: 60(8) 2739852, Medellín: 60(4) 5905989, Atención a nivel nacional (Colombia): 60 3168476623.
9 noviembre, 2021 at 3:58 pmbuenos días.
19 febrero, 2021 at 9:59 amYa realice el cierre anual definitivo y al ingresar al año 2021 me sale el mensaje ” La información se modifico en el año anterior”.
Ingrese al año anterior y realice el cierre parcia. y sigue salieno el mismo mensaje en el año siguiente.
que debo hacer ?
gracias.
Hola Ana, este mensaje es informativo para recordarte que si haces cambios en el año anterior en este caso el 2020, siempre debes realizar cierres parciales, el detecta cuando, ingresas al año anterior y modificas algún documento o agregas uno nuevo, puedes hacer un cierre parcial y ya no te sale el mensaje. O si estas segura que no se ingreso a modificar algo ya puedes ingresar con fecha del 2021 y solo dar enter al mensaje.
19 febrero, 2021 at 11:00 ambuenas tardes como realizo el cierre de algunas cuentas que no de impuestos bajoun solo nit o varios nit
27 mayo, 2020 at 3:00 pmLiliana, en este caso tienes que elaborar un comprobante contable y digitar una a una las cuentas contables que deseas afectar, con su correspondiente valor y tercero.
20 agosto, 2020 at 12:42 pmCual es el proceso de revertir el comprobante de cierre, corregir y volver hacer el cierre definitivo.
1 octubre, 2019 at 9:21 amWilliam Ortega H, gracias por contactarnos en referencia a tu pregunta te contamos que para revertir el cierre tendrás que:
1. hacer copia de seguridad
2. borrar los comprobantes L de cierre que se hayan contabilizado
3. modificar el consecutivo del comprobante L-Cierre para que te tome de nuevo el consecutivo
4. Realizar la corrección respectiva
5. Realizar nuevamente el proceso de cierre definitivo estando ubicado en el mes 13 (mes de cierre)
Esperamos de esta manera ayudarte
2 octubre, 2019 at 12:21 pmBuenas tardes me gustaria reversar el cierre contable como lo puedo hacer ?
18 junio, 2019 at 11:04 amPaula, gracias por hacer uso de nuestros contenidos. Para reversar el proceso de cierre definitivo es necesario que borres todos los documentos Notas tipo L que genero la ejecución del cierre definitivo. Buen dia
19 junio, 2019 at 8:32 ambuenas tardes, estoy haciendo el proceso del cierre pero me sale un cuadro en excel donde me muestra listado de diferencias maestro vs centro de costos, y reviso la cuenta y no encuentro ninguna diferencia, me pueden colaborar por favor.
26 febrero, 2019 at 4:25 pmgracias
Hola Milena, gracias por contactarnos, te contamos que para poder dar solución a tu inconveniente, la recomendación es que: 1) generes el informe de diferencias de maestro vs centros de costos (Ruta: Parametrización-Funciones del administrador-utilitarios)desde la fecha de saldos iniciales, con el fin de validar desde que año viene la diferencia, 2) Identificado el año desde donde viene la inconsistencia, te recomendamos realizar proceso de recuperación total para realizar este proceso en este enlace te contamos como hacerlo: Recupera. Luego de haber realizado el paso anterior es necesario realizar un proceso de cierre parcial 4) Repetir los pasos 2 y 3 para cada uno de los años que se presente el inconveniente.
Recuerda de igual manera que antes de ejecutar estos procesos es recomendable realizar copia de seguridad. Esperamos de esta manera poderte colaborar
1 marzo, 2019 at 10:04 amPara años anteriores ya cerrados y se hacen ajustes a ciertas cuentas , es necesario borrar los documentos de cierre generados inicialmente y volver a correr el cierre?? no existe otra manera de trasladar esos ajustes y cerrar esas cuentas??
23 enero, 2019 at 1:07 pmClaudia, gracias por hacer uso de nuestros contenidos. La recomendación siempre a nivel contable es no modicar o cambiar la información de períodos contables anteriores pues ya se encuentran cerrados y se ha presentado informacion tributaria, balances, entre otros; donde al realizar modificaciones la informacion presentada con anterioridad perdera validez.
24 enero, 2019 at 10:56 amESTOY HACIENDO EL CIERRE DEFINITIVO DE CUENTAS DE RESULTADO FISCAL Y NO ME CONTABILIZA, DICE QUE EL TERCERO NO EXISTE, QUE DEBO HACER, GRACIAS
29 agosto, 2018 at 5:51 pmPedro, estos mensajes van acompañados de más información o más datos y con todos ellos podemos indicar la solución; es necesario confirmar algunos parámetros como bodegas y centros de costos asignados en el registro de control, el nit de la empresa, los datos del tercero (Nit de la propia empresa) entre otros.
30 agosto, 2018 at 3:39 pmbuenas tardes,
tengo una duda SIIGO CONTABILIDAD UNICA MULTI-PROPOSITO
se realizo el cierre en norma local pero no actualizo NORMA INTERNACIONAL trato de realizar el cierre por norma internacional y no e podido
que debo hacer
25 junio, 2018 at 4:27 pmEimy. si tu estas trabajando sobre Contabilidad Unica Multiproposito y te encuentres actualizada con los ultimos cambios de la versión en el proceso de cierre se realiza para todas las cuentas contables incluso aquellas en las que se contabiliza los ajustes de diferencia niif
26 junio, 2018 at 5:12 pmBuenas tardes
Estoy realizando el proceso de cierre definitivo en siigo pyme y en el cuadro de la cuenta de resultado ingreso la cuenta y me aparece una inconsistencia que dice que la cuenta es detallada, ¿Que hago para solucionar este problema?
Gracias por la respuesta
22 junio, 2018 at 4:18 pmDaniel, es correcto para ejecutar el proceso de cierre parcial o definitivo el sistema compara las marcaciones de las cuentas contables del año en el cual se ejecute el proceso con las del siguiente año y es necesario que estas tengan las mismas marcaciones; en este caso te sugerimos marcar el detalle a aquellas cuentas que no la tienen
26 junio, 2018 at 5:09 pmBuenas tardes, no hay alguna manera de cancelar este cierre?
8 junio, 2018 at 12:09 pmKaren, realmente no te recomendamos cancelar el proceso de cierre pues en su ejecución todos archivos se encuentran trabajando, lo mejor es siempre esperar a que este finalice
12 junio, 2018 at 8:28 amBuenos días
quiero saber que pasa si no hice el cierre definitivo al me s 13 si no que lo realice a 31 de dic 2017. eso me afecta en la contabilidad. se puedo corregir y hacer otra vez o no afecta en nada.
29 mayo, 2018 at 8:32 amYuleidis, el objetivo de realizar el cierre definitivo en el mes trece o mes de cierre es que al consultar los estados financieros en especial los de resultados a 31 de diciemnbre sus valores esten reportados, de igual forma en caso de requerirlo seria necesario que borraras los documentos que contabilizo el cierre y lo puedes volver a ejecutar en el mes 13
30 mayo, 2018 at 7:59 am