c6. Nómina y RRHH electrónica

Captura de acumulados iniciales – Nómina y RRHH

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La captura de los saldos iniciales en el módulo de recursos humanos se iniciará con la digitación de la información de cada uno de los conceptos cancelados al empleado en su nomina durante un lapso de tiempo.

La digitación de los saldos iniciales tiene como finalidad la generación de la liquidación de las prestaciones sociales (primas, cesantías, vacaciones, intereses cesantías etc).

Existen dos opciones para capturar históricos, una de forma detallada y la otra general.

Captura de Históricos Detallada

Con esta opción el sistema permite crear registros históricos por cada uno de los empleados, y modificar o eliminar registros del histórico de las novedades que hayan sido procesadas en la Nómina. Este registro será actualizado automáticamente cada que se realiza el proceso de pago de nómina y/o se registran novedades de cambios de cargos, centros de costo y sueldo, entre otros.

Importante: los procesos de Generación del Libro de Vacaciones, Liquidación de Cesantías y Liquidación del Contrato de Trabajo, tomarán como base la información como vacaciones, cesantías y licencias, registrada en esta opción para realizar en forma correcta dichos procesos.

Para la captura de los históricos en forma detallada debe ingresar por la ruta: Recursos Humanos – Histórico – Captura de históricos.

En esta opción el sistema permite realizar la captura de históricos de Incapacidades, Licencias, Vacaciones, Cesantías, Retiro, Cambio de cargo, Cambio de sueldo, Traslado de fondo, Cambio de centro de costo, Dotaciones, Acumulables, Acumulados iniciales y Prima.

Al ingresar a esta opción el sistema mostrara una ventana solicitando la siguiente información:

  • Identificación: digitar el número de identificación de a quién se va a realizar la novedad o con icono  o la tecla de función F2 consulta el empleado
  • Novedad: Se debe escoger la novedad, ejemplo: vacaciones y aparecerá un recuadro donde se debe aclarar y es causada, disfrutada o compensada.

Elegir el tipo de novedad que se desea registrar el sistema pone a consideración las siguientes opciones: Causadas, disfrutadas, compensadas. En caso de elegir causadas aparece la siguiente pantalla donde se debe diligenciar los campos:

  • Centro de Costo: Digitar el centro de costos al que pertenece el empleado o con icono o la tecla de función F2 consulta.
  • Grupo Contable: Digitar el grupo contable al que pertenece el empleado.
  • Periodo de Causación: Corresponde a la fecha desde hasta cuando voy hacer la acusación de las vacaciones.
  • Días Causados: El número de días que se van a causar.

En caso de elegir disfrutadas debemos diligenciar los campos:

  • Centro de Costo: Digitamos el centro de costos al que pertenece el empleado o con icono o la tecla de función F2 consulta. 
  • Grupo Contable: Digitar al que pertenece el empleado.
  • Periodo de disfrute: Tiempo que el empleado va a tomar en sus vacaciones.
  • Periodo de Causación: Periodo de tiempo que se está causando de vacaciones.
  • Total días Tomados: Número de días tomados en vacaciones.

En caso de elegir compensadas se deben diligenciar los siguientes campos:

  • Centro de Costo: Digitamos el centro de costos al que pertenece el empleado o con icono  o la tecla de función F2 consulta.
  • Grupo Contable: Digitar al que pertenece el empleado.
  • Fecha: Fecha que se van a cancelar las vacaciones.
  • Periodo de Causación: periodo al cual corresponde el pago que se está realizando.
  • Autorización Ministerio: Numero de autorización que entrega el ministerio de trabajo.
  • Resolución: Numero de resolución de la autorización.
  • Valor: Valor a cancelar.
  • Cheque: Numero del cheque con que se realiza el pago.
  • Banco: Banco al cual pertenece el cheque con que se realiza el pago.
  • Observaciones: Cualquier tipo de observación que tenga ver con la novedad de vacaciones compensadas.

y así cada una de las novedades tiene sus respectivos datos para ingresar el acumulado. 

Captura de históricos generales iniciales

Para la captura de los históricos en forma general debe ingresar por la ruta: Recursos Humanos – Histórico – Captura de acumulados iniciales.

Al ingresar nos muestra la siguiente ventana:

  • NIT: se ingresa la cedula del empleado, con la función F2 o el icono  puede consultar la lista de empleados.
  • Concepto: digitamos el código del concepto que va a utilizar para el cargue de los saldos iniciales.
  • Año: digite el año al que corresponden los saldos iniciales
  • Variable: este campo se debe diligenciar de acuerdo al concepto utilizado, por ejemplo: con el concepto sueldos la variable esta dado en número de días trabajados, con el concepto horas extras será el número de horas trabajadas.
  • Valor: se digita el valor total cancelado por cada uno de los conceptos utilizados.

Observaciones Adicionales:

  • Este proceso se debe realizar por cada uno de los empleados de la organización si se desean obtener los informes de liquidación de prestaciones sociales desde el sistema.
  • Si la captura de saldos iniciales que corresponden al módulo de nómina, se hace ingresando un documento L de saldos iniciales NO se debe ingresar Históricos iniciales puesto que al ingresar el comprobante L y digitar las cuentas contables el sistema indicara que la cuenta es de nómina, generando así el respectivo acumulado.
  • Si se ingresa documento tipo L de saldos iniciales y también Histórico de acumulados, esto ocasionara que los acumulados por empleado se dupliquen. Al duplicarse los acumulados generara bases erradas en las respectivas liquidaciones de contrato, certificados ingresos retenciones, etc. 

 

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