k5. Tesorería

Esta opción te permite realizar la contabilización de los recibos de caja menor que se encuentran en estado definitivo. En este proceso también se puede seleccionar que el sistema solo realice la contabilización del reembolso o la contabilización del gasto o los dos, es decir, se contabilice tanto el gasto como el reembolso de los gastos de caja menor de manera automática en un solo proceso.

1. Contabilización de los recibos de caja menor

Para la contabilización de recibos de caja menor, puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Tesorería – Caja menor – Contabilización recibos de caja menor.

Importante: para contabilizar un recibo de caja menor, este se debe encontrar en estado definitivo, no es posible contabilizar un recibo si se encuentra en estado provisional o anulado.

Al ingresar, el sistema te despliega la siguiente ventana en donde se debe digitar la siguiente información:

• Caja Menor: corresponde al código de la caja menor a realizar la contabilización. Con la tecla de función F2 o el ícono , puedes visualizar y seleccionar la caja correspondiente.
• Fecha Desde / Hasta: debes seleccionar el rango de fechas en el cual se registraron los recibos de caja menor en estado Definitivo y que se quieran contabilizar.
• Comprobante Desde / Hasta: rango de documentos Tipo X que se requieran contabilizar.
• Número Desde / Hasta: digitas el rango de consecutivo de los recibos de caja menor que se desean contabilizar.

Tipo de Contabilización:

1. Reembolso: en esta opción los gastos de caja menor quedarán registrados en un documento tipo G, el cual fue asignado en la definición de los comprobantes de caja menor (Documento Tipo X). Así mismo se generará el reembolso de caja menor. Solicita el código del banco y el número del cheque con el cual se contabilizará el valor crédito destinado a la caja menor, para registrarlo en el comprobante de egreso en forma automática.

2. Gasto: se contabilizarán únicamente los gastos de caja menor en un documento tipo L asignado en la definición de los comprobantes de caja menor (Documento Tipo X).

3. Gasto y Reembolso: a través de esta opción se efectuarán las contabilizaciones de los gastos de caja menor en un documento tipo L y el reembolso en un documento tipo G. Estos documentos fueron asignados en la definición de los comprobantes de caja menor (Documento Tipo X). El te solicita el código del banco y el número del cheque con el cual se contabilizara el valor crédito destinado a la caja menor, para registrarlo en el comprobante de egreso en forma automática.

Una vez se ha ejecutado este proceso los recibos de caja menor no podrán ser modificados y en la elaboración de los mismos aparecerá un mensaje informativo indicando el estado del documento.

El sistema permite que la contabilización de los gastos se realice de manera:

• Detallada: al seleccionar esta opción se generará un documento contable por cada recibo de caja menor registrado.
• Consolidada: esta opción generará un documento para varios recibos de caja menor registrados.

Luego se debe seleccionar el Nit donde se desea cargar la contabilización del documento y nos pide confirmación para hacer la contabilización.

Y nos contabiliza el comprobante correspondiente.

2. Informe de la contabilización

Este informe te permite validar en que comprobantes queda la contabilización de cada uno de los registros pagados en el reembolso de caja menor.

Para generar este reporte, puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Tesorería – caja menor – Informe de contab. Recibos de cajas menores

Al ingresar a esta opción nos mostrará la siguiente ventana que explicaremos a continuación.

• Del mes – al mes: seleccionas el mes inicial y el final, para la consulta.

Una vez se ha definido rango de meses, se activará en la barra superior las opciones de impresión, y el informe podrá ser enviado a la impresora, generado en pantalla o a Excel

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