l. Propiedad horizontal con pyme

Apertura parámetros de facturación

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1. CONCEPTOS DE FACTURACIÓN

Los conceptos de facturación son la representación de cada uno de los valores que se cobran al propietario o arrendatario del inmueble.

Ejemplo: cuota de administración, parqueadero, vigilancia, etc

Antes de crear los conceptos se debe tener claro algunas consideraciones como el código u orden en que vas a crear los conceptos, la descripción del concepto, la cuenta de ingreso del concepto, la cuenta por cobrar y la cuenta de anticipos para cada uno. Estos datos son indispensables en el momento de creación del concepto.

En este ejemplo se presentan dos formas para el manejo de cuentas de anticipos:

  1. Se pueden manejar cuentas de orden, en la apertura del concepto adicionalmente el sistema solicitara una cuenta de ingreso para reversar las de orden y llevar el movimiento en el momento que se realice el recibo de caja.
  2. En caso que no se maneje cuentas de orden se debe colocar únicamente las cuentas reales de ingreso y cobro en la apertura del concepto. Ejemplo:


Recuerda que para un mejor manejo e interpretación de la información se sugiere crear un auxiliar para concepto en cada una de las cuentas a excepción de las de anticipos en donde es obligatorio crear una diferente por cada concepto.

Las cuentas por cobrar y de anticipos deben estar previamente marcadas con detalle (cobrar) y si tercero en su apertura.

Para crear conceptos se puede utilizar el buscador de menú con el icono  o ingresar siguiente ruta: Propiedad horizontal – Facturación – Conceptos de facturación.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario diligenciar los siguientes datos:

  • Concepto: Se debe colocar el número de concepto a crear, es un consecutivo interno que maneja el programa.
  • Descripción: Se debe colocar el nombre del concepto a fin que permita identificarlo en el momento de capturar la novedad.
  • Es Iva: Se realiza esta marcación si el concepto que se está creando es el de Iva generado.
  • Cuenta contable: Se debe colocar la cuenta del ingreso que se utilice para este concepto. Con las opciones de búsqueda se pueden consultar las cuentas existentes.
  • Cuenta por cobrar: Se debe colocar la cuenta por cobrar. Con las opciones de búsqueda se pueden consultar las cuentas existentes.
  • Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que utilice el concepto, en donde se llevara la correspondiente contabilización.
  • Subcentro de costo: Se debe digitar el Subcentro de costo que utilice el concepto, en donde se llevará la correspondiente contabilización; este campo únicamente se habilitará si el centro de costos seleccionado maneja subcentro.
  • Es de interés: Esta casilla se debe seleccionar si el concepto que estamos creando es el de interés por mora.
  • Causa intereses: Esta casilla se selecciona únicamente si queremos que el concepto que se está creado genere intereses por mora en la factura, en caso afirmativo me solicita el código del concepto de interés previamente creado.
  • Aplica Iva: Se debe seleccionar este campo si el concepto que se está parametrizando genera impuesto a las ventas, en caso afirmativo solicita el código del concepto previamente creado.
  • Aplica Descuentos: Se debe seleccionar este campo si el concepto que se está parametrizando se debe tomar como base para los descuentos por pronto pago.
  • Es de descuento: Se debe seleccionar este campo si el concepto que se está parametrizando se utiliza para la captura de alguna novedad de descuento adicional o diferente al de descuento por pronto pago. En caso de haber marcado esta opción el sistema solicitará el porcentaje a aplicar y el concepto al cual restar este descuento en la factura.
  • Cuenta anticipos: Asigne el Código contable de la cuenta donde se grabarán los anticipos, se requiere crear un auxiliar o cuenta diferente por cada concepto que yo tenga creado para que el sistema realice el cruce correcto en el momento de facturar.

En caso que se cree un concepto de descuentos y deje en blanco el campo porcentaje el sistema me permitirá asignar un valor especifico al momento de capturar la novedad al inmueble respectivo, la cual se debe tener en cuenta que se reflejara solo si en la apertura del inmueble se ha realizado previamente la marcación Descuento.

2. CONCEPTOS DE RECAUDO

Los conceptos de recaudo son utilizados al momento de elaborar los recibos de caja para dar ingreso a valores adicionales de los capturados en el proceso de facturación, su fin es obtener agilidad ya que permite escoger el concepto en vez de la cuenta contable.

Para crear conceptos de recaudo se puede utilizar el buscador de menú con el icono  o ingresar por la ruta: Propiedad horizontal – Parámetros – Facturación – Conceptos de Recaudo.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario diligenciar los siguientes campos:

  • Concepto: Se debe colocar el número de concepto a crear, es un consecutivo interno.
  • Cuenta: Se debe colocar la cuenta en la cual va a ingresar el dinero.

3. DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

El descuento por pronto pago es un descuento que se aplica al inmueble como estímulo económico por efectuar el pago del importe de la factura antes del plazo o vencimiento pactado.

Para realizar la parametrización de descuentos por pronto pago se puede utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Propiedad Horizontal – Parámetros – Facturación – Descuentos por pronto pago.

 Al ingresar a esta opción permite las siguientes opciones:

  • Creación

Al seleccionar la opción creación, habilita la siguiente ventana:

  • General: Esta opción permite diligenciar los siguientes datos que capturan hasta tres rangos de días con los porcentajes que el sistema aplicara para los descuentos sobre el recaudo:
  • Día: Digite el día del mes en el que debe realizar el pago de la factura para que el sistema determine si la fecha de la factura está dentro del rango aquí especificado para realizar el correspondiente descuento. Ejemplo:  o Si el propietario paga el hasta 5 de julio realice el 10% de descuento.  o Si paga hasta el 15 de julio Realice $10.000 de descuento.  o Si paga hasta el 30 de julio Realice el 3% de descuento.
  • Descuento: Digite el porcentaje de descuento.
  • Valor: Si el descuento no es en porcentaje sino en valor digítelo en esta casilla.
  • Redondeo: Digite la aproximación decimal que desea para que el programa redondee el valor del descuento a 1-10-100-1000.
  • Cuenta: En este campo permite parametrizar la cuenta contable en la cual se contabilizará el descuento.
  • Modelos: esta opción permite parametrizar un modelo de descuento que requiera para aplicar a un miembro o grupo específico de inmuebles. Ejemplo: cuando se quiere dar un descuento diferente o adicional al definido en la opción general a los miembros del Consejo de Administración. 

  • Número de modelo a actualizar: Este campo alfanumérico consta de dos (2) dígitos en donde se debe colocar el código que se requiera asignar al modelo que se esté creando.
  • Nombre del modelo: se debe colocar el nombre con el cual se identificará en el momento de la captura.

  • Informe

 Esta opción nos permite generar un informe de los modelos de descuento general o específicos previamente parametrizados. 

Importante: En caso que requieras asignar un modelo de descuento a un inmueble específico, debe definirlo por la opción de apertura, realizando la marcación usa modelo y asignando el código del modelo previamente creado.

Al seleccionar esta opción, habilita la siguiente ventana donde se deben ingresar los siguientes datos:

Se debe ingresar el grupo, subgrupo y número de inmueble del cual se desea generar el informe, se puede utilizar la opción del buscador o avanzando con enter, permite tomar todos los rangos creados. 

Adicional permite generar el informe organizado por inmueble o por modelo previamente definido, ya sea a vista preliminar a Excel o enviarlo directamente a la impresora.

4. INTERESES POR MORA

El interés por mora es el encargo que se aplica al inmueble por el atraso en el pago de las facturas emitidas en meses anteriores, el sistema permite aplicar estos valores por porcentaje por valor

Para definir la parametrización de los intereses se puede utilizar el buscador de menú con el icono  o ingresar por la ruta: propiedad Horizontal – Parámetros – Facturación – Intereses por mora.

Al ingresar a esta opción genera la siguiente ventana:

  • Rango De Días: se debe indicar el rango de días en que se realizará la liquidación de intereses se tiene en cuenta la fecha de vencimiento de la factura y la fecha de ingreso al programa para el cálculo de los intereses. Ejemplo: si la factura vence el 31 de octubre y se ingresa el 15 de noviembre el programa solo calculara intereses para estos 15 días.
  • Valor: se debe digitar el valor específico que se requiera que aplique el sistema por concepto de interés.
  • Porcentaje: (%) que se asigna para el cálculo del valor de intereses.
  • Redondeo: permite redondear el valor de interés por 1, 10 ,100 y 1.000.

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